1. PRÉAMBULE

1.1 - Le nom officiel de l’organisation est la ''Banque Alimentaire les Bons Voisins'', mais on peut y référer en utilisant les termes «Banque Alimentaire » et «BABV ». Le secteur desservit par la Banque Alimentaire Bons Voisins est déterminé en collaboration avec l’Association des Banques Alimentaires de l’Est Ontarien. Nous servons les villages d’Embrun, Russell, Marionville et Limoges dans la municipalité de Russell.
1.2 - Toutes les assemblées de la BABV suivront le «Roberts Rules of Order» comme guide.

2. BUTS ET OBJECTIFS

2.1 - Le but de la Banque Alimentaire est d’acquérir, entreposer et distribuer de la nourriture à des personnes dans le besoin qui sont résidentes du secteur décrit dans la section 1.1.
2.2 - Éduquer les clients en les informant des différentes ressources disponibles pour eux.
2.3 - D’assurer une expérience bénéfiques et positives pour tous les bénévoles.
2.4 - Promouvoir les enjeux qui touchent la faim et la pauvreté.
2.5 - Sensibiliser la communauté des besoins dans la communauté.

3. ADHÉSION ET VOTE

3.1 - Toutes personnes qui résident dans le secteur décrit dans la section 1.1 peuvent utiliser les services de la Banque Alimentaire.
3.2 - Toutes personnes qui résident dans le secteur décrit dans la section 1.1 peuvent voter à l’assemblée générale annuelle (AGA) et être élues dans une fonction de la Banque Alimentaire.
3.3 - Lorsque possible, les représentants de clubs sociaux, groupes communautaires et/ou églises seront demandés de siéger sur le Conseil d’administration de la BABV.
3.4 - Les élections pour tous postes vacants auront lieu chaque année au mois de juin lors de l’assemblée générale annuelle.
3.5 - L’assemblée générale annuelle élit des personnes qui veulent siéger comme membre sur le Conseil d’administration.

4. COMPOSITION ET TERME DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

4.1 - Clarification: le Conseil d’administration est synonyme du Conseil exécutif.
4.2 - Le Conseil d’administration de la BABV est composé de huit (8) officiers:
Président(e), Vice-président(e), Secrétaire, Trésorier (ière), Coordonnateur (trice) de l’inventaire, Coordonnateur (trice), Service à la clientèle, Responsable des événements spéciaux, recrutement et formation, et Responsable de la cédule des bénévoles. Toutes les positions sont des positions élues.
4.3 - Les membres du Conseil d’administration siégeront pour un terme de deux (2) ans commençant immédiatement après l’élection.
4.4 - Les membres peuvent siéger plus qu’un terme au Conseil d’administration.

5. ELECTION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

5.1 - Les membres du Conseil d’administration seront élus par vote secret lors de l’assemblée générale annuelle de la BABV.
5.2 - Les nominations du plancher, qui seront dûment faites lors de l’assemblée générale annuelle avant la tenue des votes, seront acceptées. Les personnes nominées devront être présentes ou être en accord avec la nomination avant l’assemblée générale annuelle.

6. POSTES VACANTS SUR LE CONSEIL D'ADMINISTRATION

6.1 - Tout poste qui devient vacant, à l’exception du (de la) Président(e), sera remplit par nomination par le Conseil d’administration par motion formelle.
6.2 - Toute nomination effectuée selon l’article 6, sections 6.1 et 6.2 doit être annoncée à la prochaine assemblée publique de la BABV.

7. POUVOIRS ET RESPONSABILITÉS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

7.1 - Général
7.1.1 - Le Conseil d’administration de la BABV tiendra une assemblée publique au mois de juin de chaque année.
7.1.2 - À cette assemblée, le Conseil demandera aux membres pour revoir les questions présentes en discussion ouverte. Par contre, le Conseil d’administration, à sa discrétion, peut spécifier une question qui est présentée a être abordée à la prochaine assemblée, ou référer la question à un comité d’étude.
7.1.3 - Des assemblées spéciales du Conseil d’administration peuvent avoir lieu à la discrétion du (de la) Président(e) ou à la demande de deux membres du Conseil d’administration.
7.1.4 - Pour les assemblées du Conseil d’administration, qui auront lieu mensuellement, un quorum consistera du (de la) Président(e) et de quatre (4) membres du Conseil.
7.1.5 - Un membre élu du Conseil d’administration va automatiquement cesser d’être un membre du Conseil si il/elle manque trois assemblées consécutives sans motiver ses absences. Sa position deviendra alors vacante.
7.1.6 - Le Conseil d’administration adoptera les politiques nécessaires afin que la Banque Alimentaire puisse s'acquitter de ses responsabilités et de ses engagements. Des modifications à ces politiques seront faites lorsque nécessaire pour rencontrer les besoins des opérations courantes. Aucune politique, par mot ou intention, peut contredire ou changer la Constitution de la BABV.
7.1.7 - Le Conseil d’administration va appliquer, annuler et changer les politiques de la Constitution, si nécessaire.
7.1.8 - Toutes nouvelles politiques et/ou modifications apportées à la Constitution seront lues à la prochaine Assemblée Générale Annuelle.
7.1.9 - Le Conseil d’administration peut créer des comités permanents et/ou Ad Hoc, si nécessaire. Le (la) président(e) du comité permanent et/ou Ad Hoc peut être nommé(e) par le Conseil d'administration et les autres membres du comité par tous les autres membres.

8. TÂCHES PRINCIPALES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

8.1 - Président(e):
8.1.1 - Présider à toutes les assemblées du Conseil d’administration de la BABV. Le (la) Président(e) ne peut pas voter, mais, dans les circonstances d’un vote égal, il/elle aura le vote décisif.
8.1.2 - Être officier exécutif du Conseil d’administration et exercer les pouvoirs qui lui ont été délégués par le Conseil.
8.1.3 - Assumer la responsabilité des campagnes de levées de fonds, des relations publiques et de la liaison avec les groupes communautaires et organismes.
8.1.4 - Assurer que les politiques et autres décisions du Conseil soient appliqués.
8.1.5 - Préparer et déposer un rapport annuel à la réunion annuelle générale.
8.1.6 - Revoir et soumettre tout les documents financiers à BDO pour la préparation des rapports d’impôts au plus tard au mois de mai à chaque année.
8.1.7 - Représenter la BABV à toutes les réunions des différentes organisations représentant les banques alimentaires. L’association des banques alimentaires de l’est Ontarien, Association des banques alimentaires de l’Ontario ainsi que les banques alimentaire avoisinantes.
8.1.8 - Signer avec le (la) trésorier (ière) et le (la) secrétaire tous documents officiels.

8.2 - Vice-président(e):
8.2.1 - Présider les assemblées en l’absence du (de la) Président(e). Quand le (la)Vice-Président(e) est également absent(e), l’exécutif nommera un(e) Président(e) temporaire, et il/elle assumera et exercera les pouvoirs et tâches du (de la) Président(e).
8.2.2 - Être le contact officiel avec les médias.
8.2.3 - Assister le Présent dans ces tâches (c-à-dire relations avec le public, analyse des différentes données, préparation de rapport statistique, rapport annuel, article pour les médias, etc.)

8.3 - Secrétaire:
La Secrétaire joue un rôle important en étant responsable de tous les données. En plus, la personne est responsable de trouver des façons efficace de bien circuler l’information entre les membres du conseil d’administration.
8.3.1 - Prendre les minutes des procédures du Conseil d’administration et de l’Assemblée Générale Annuelle.
8.3.2 - Envoyer les avis pour ces assemblées, tel que requis.
8.3.3 - Préparer, avec la collaboration du (de la) Président(e), toute correspondance.
8.3.4 - Distribuer des copies de la Constitution, des politiques et des règlements aux nouveaux membres du Conseil d’administration.
8.3.5 - En tant que personnes responsable des registres, le secrétaire s'assure que les dossiers de l'organisation sont maintenus et mis à disposition lorsque requis par les personnes autorisées. Ces enregistrements peuvent inclure les listes des administrateurs, du conseil et du comité procès-verbal de la réunion, des rapports financiers, des rapports statistiques et autres documents officiels.
8.3.6 - S’assure que l’équipement de la BABV tel que l’ordinateur et l’imprimante sont bien maintenus.
8.3.7 - Garder un registre de tous les gens qui détiennent une clé de la banque alimentaire.
8.3.8 - Travaille de près avec la Trésorière pour l’envoie des lettre de remerciements pour les dons qui dépassent $25.00.
8.3.9 - Porte de l’aide à tous les membres du Conseil pour toute matière de communication écrites et autres.
8.3.10 - En l’absence du (de la) secrétaire, les tâches seront exécutées par un(e) secrétaire remplaçant(e) ou tout autre membre du Conseil.
8.3.11 - Agi comme remplaçant ( e) pour la personne responsable pour la cédule.

8.4 - Trésorier (ière):
Le Trésorier détient la fonction la plus importante sur le conseil, après celui de la présidence. La responsabilité financière est de la plus haute importance aux associations à but non lucratif. Si vos bailleurs perdent toute confiance dans votre capacité de contrôle et de compte pour les finances, ils perdent confiance dans l'ensemble de l'organisation.
8.4.1 - Garder et maintenir les livres à jour.
8.4.2 - Accepter les dons monétaires pour les déposer dans le compte de la Banque Alimentaire.
8.4.3 - Accepter tous cadeaux, certificats et/ou bons de nourriture pour la BABV. Enregistrer tous les numéros de série des certificats et/ou des bons.
8.4.4 - Amasser le courrier régulièrement et actionner selon les besoins.
8.4.5 - Payer toutes factures dûes par la BABV, et être agent(e) de signature à la Caisse Populaire d’Embrun pour la BABV
8.4.6 - Remettre un reçu pour fin d’impôt pour chaque don de plus de $25.00 et plus. Travail de près avec la Secrétaire de la banque alimentaire pour la distribution des lettres de remerciements.
8.4.7 - Déposer les rapports financiers au Conseil d’administration sur une base régulière et à la réunion annuelle générale.
8.4.8 - Surveiller les dépenses des fonds lorsque de gros achats sont requis pour la BABV.
8.4.9 - Préparer un rapport financier mensuel pour le Conseil d’administration.
8.4.10 - La signature du trésorier devrait apparaître sur tous les chèques de l’organisation avec une deuxième signature d’un autre membre de l’organisation.

8.5 - Coordonnateurs de l’inventaire
8.5.1 - Procure avis et conseils, aux besoins, pour le guide alimentaire utilisé pour la distribution de la nourriture. Fait des recommandations pour l’achat de nourriture pour les occasions spéciaux. (i.e. Noël, Pâques, et autres.).
8.5.2 Reçoit toute les dons en nourritures et assure la qualité de celle-ci et s’occupe du triage et l’étiquetage.
8.5.3 - Travail avec le coordinateur aux services à la clientèle et les autres bénévoles et fait les démarches nécessaires pour la livraison de la nourriture.
8.5.4 - Assure la rotation efficace de la nourriture.
8.5.5 - Faire les achats de nourritures aux besoins avec l’approbation du conseil.
8.5.6 - Surveille l’inventaire et avise le conseil tous les mois du statu de celle-ci.
8.5.7 - Rempli les étagères aux besoins à tous les semaines.

8.6 - Coordonnateurs au Service à la clientèle
8.6.1 - Présenter un rapport mensuel de statistiques.
8.6.2 - Maintenir l’information nécessaire pour chacun des clients en accord avec les règles de la banque alimentaire.
8.6.3 - Répondre aux questions et demandes des clients.
8.6.4 - Prendre les appels sur une base journalière et rapporter les urgences.
8.6.5 - Référer les appels aux membres du conseil appropriés.
8.6.6 - Tous les mercredi soir, doit préparer la liste des clients pour l’équipe qui prépare les boîtes et l’envoyer au chef d’équipe responsable.
8.6.7 - Préparer la commande pour le Giant Tiger et la faxer tous les jeudi matin avant 10:00 a.m.
8.6.8 - Faire rapport sur toutes irrégularités et faire rapport au président sur tout abus potentiel.
8.6.9 - Travailler de près avec le Coordinateur à l’inventaire et les autres bénévoles afin de faire les arrangements nécessaires pour la livraison de dons de nourriture.
8.6.10 - En collaboration avec les différentes associations, préparer les listes nécessaires des gens qui acceptent de l’aide procuré par d’autres organismes (i.e. paniers de noël, assistance financière divers, nécessaire, etc.)
8.6.11 - Remplace la personne responsable pour le recrutement, événements spéciaux et formation.

8.7 - Responsable de l’horaire
8.7.1 - Préparer un calendrier trimestriel pour les volontaires qui travaillent les mercredis et jeudis. Identifier un chef d'équipe.
8.7.2 - Distribuer le calendrier à tous les membres du conseil ainsi que tous les bénévoles un mois avant le dernier jour sur la cédule.
8.7.3 - Assiste les autres membres du conseil avec tout le matériel de communication écrit ou autres.
8.7.4 - Prépare et fait suivre toute l’information nécessaire à tous les bénévoles au besoin (ex. souhaits de noël, événements spéciaux, etc.
8.7.5 - Remplace la Secrétaire au besoin.

8.8 - Recrutement, formation et événements spéciaux
8.8.1 - Faire la promotion et recruter des bénévoles pour la banque alimentaire
8.8.2 - Remettre aux nouveaux bénévoles une copie de la Constitution, politiques et règlements appropriés.
8.8.3 - Rencontrer tous les nouveaux bénévoles, expliquer le bon fonctionnement de la banque alimentaire. Expliquer les attentes par rapport aux services offerts aux clients et l’importance de les traiter avec respect et sans jugement. Informer les bénévoles sur la bonne façon de gérer les réserves de manger en ligne avec les règles de la banque alimentaire.
8.8.4 Surveiller le travaille des bénévoles. Recevoir et adresser toute enjeux et questions qui concernent les bénévoles.
8.8.5 - Porter des conseils aux bénévoles qui sont responsable pour les événements spéciaux, garder les locaux propres en tout temps ainsi que d’autres responsabilités connexes mentionné dans la section 9.
8.8.6 Superviser les visites du ministère de santé de l’Ontario.
8.8.7 - Remplacer la personne responsable des Services à la clientèles.

8.9 - Comités occasionels
8.9.1 - Particularités par rapport aux comités
8.9.2 - De nouveaux comités et sous-comités peuvent être créés par la BABV à la discrétion du Conseil exécutif.
8.9.3 - Chaque comité permanent et Ad-hoc ainsi que leurs sous-comités devront être constitués en accord avec leurs propres buts et objectifs et en aucun cas violer ou compromettre les buts et objectifs et/ou la Constitution de la BABV.
8.9.4 - Les comités individuels permanents ou Ad-hoc obtiendront une approbation au préalable du Conseil d’administration avant de dépenser des argents de la BABV.
8.9.5 - Toutes les dépenses devraient être approuvées par la majorité du Conseil d’administration.
8.9.6 - Toutes les argents dépensés seront rapportés par le (la) trésorier(iere) et discutés à la prochain réunion du Conseil d’administration.

8.10 - Autres bénévoles
Le directeur responsable du recrutement, événements spéciaux et la formation surveille le travaille des bénévoles suivants :
8.10.1 - Responsable de nettoyer les locaux à tous les semaines
8.10.2 - Responsable pour les vidanges à tous les semaines
8.10.3 - Responsable pour les boîtes vident
8.10.4 - Responsable pour le ramasser la commande au Giant Tiger tous les jeudi.

9. RÉUNIONS

9.1 - Assemblée générale annuelle
9.1.1 - Une assemblée générale annuelle sera tenue au mois de juin de chaque année. Des avis formels seront faits au moins deux semaines avant la date fixée pour l’assemblée. La majorité pour la BABV sera constituée d’un quorum à l’assemblée générale annuelle.

9.2 - Agenda
9.2.1 - L’agenda de l’assemblée générale annuelle pourrait inclure, mais ne se limite pas aux sujets suivants:
a) Approbation des minutes de l’assemblée générale annuelle précédente et/ou d’assemblée(s) générale(s) spéciale(s).
b) Affaires découlant des minutes.
c) Considération des rapports suivants sur les activités de la BABV depuis la dernière assemblée générale annuelle:
  a) Rapport de la (du) Président(e)
  b) Rapport financier
  c) Autres sujets
  d) Élections
  e) Période de question

9.3 - Assemblée générale spéciale
9.3.1 - Les assemblées générales spéciales peuvent être tenues à n’importe quel temps à la demande du Conseil d’administration pour discuter et/ou obtenir l’approbation sur des sujets précis.
9.3.2 - Les avis publics formels doivent être faits au moins une semaine avant la date fixée pour la réunion.

9.4 - Réunions d’urgence du Conseil exécutif
9.4.1 - Les réunions d’urgence peuvent être appelées à n’importe quel temps jugé nécessaire pour régler des affaires qui dans l’opinion d’un membre du Conseil ne peut attendre jusqu’à la prochaine réunion régulière. Les réunions d’urgence peuvent être tenues dans une des deux façons suivantes:
UN: Les membres sont appelés pour se rencontrer à un endroit désigné.
DEUX: Au téléphone. Si la méthode du téléphone est utilisée, TOUS les membres doivent être appelés par le (la) Président(e) ou la personne désignée, et être demandés la même question. La question sera formulée de façon à ce que la réponse exige un OUI ou un NON. La réponse OUI ou NON doit être enregistrée par écrit. Tous les membres du Conseil d’administration seront rappellés pour leur donner les résultats du vote. Ce vote sera inclut dans les minutes de la prochaine réunion régulière et sera accepté par motion formelle. Cette motion indiquera la date de la réunion par téléphone et les résultats du vote.

10. CHANGEMENTS À LA CONSTITUTION

10.1 - La constitution peut être modifiée entièrement ou en partie à l’assemblée générale annuelle et un avis des changements proposés doit être soumis au moins deux semaines à l’avance.
10.2 - Les changements proposés peuvent être suggérés par les membres de la BABV, et demandent un simple vote majoritaire des personnes présentes à l’assemblée générale annuelle. Ces changements seront pris en considération par le Conseil exécutif qui reviendra avec une réponse à la prochaine réunion du Conseil.
10.3 - Des copies de la Constitution et tout autre document créés par la BABV seront disponible à toutes personnes intéressées qui en feront la demande.

11. CLAUSE DE GAIN À BUT NON LUCRATIF OU PERSONNELLE

11.1 - La Banque Alimentaire les Bons Voisins (organisation) est un organisme a but non-lucratif.

12. CLAUSE DE DISSOLUTION

Lors de la dissolution de l’organisation et après le paiement de ses dettes, le reste de ses avoirs sera distribuer ou disposer à des organismes à but non-lucratif qui continue leur travail en Ontario seulement.
La Constitution fut présentée en assemblée et mise à jour en juin 2013 AGM. Les changements ont été approuvés par les membres du conseil.

Mise à jour en juin 2013